Datenschutzhinweise für die Verwendung von Microsoft Teams
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen Microsoft Teams zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend Online-Meetings). Microsoft Teams ist ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited.
Verantwortliche
Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings via Microsoft Teams steht, ist die K&S GmbH Projektmanagement.
Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft Teams erbracht.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden je nach Einstellung und Nutzung folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
User-Daten: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen ab- bzw. stummschalten.
Text-, Audio- und Videodaten bei Aufzeichnung oder Transkription von Online-Meetings: Sprach- und Videodaten werden nur bei aktivierter Kamera/Mikrofon aufgezeichnet. Bei Aktivierung der Transkription oder Aufnahmefunktion werden die Kameras und Mikrofone der User deaktiviert. Die Stummschaltung kann nur aufgehoben werden, wenn ein User zustimmt, dass die Inhalte für Funktionen wie Aufzeichnung, Transkription und Copilot verwendet werden dürfen. Nachrichten, Links und Dateien, die während einer Besprechung im Chat geteilt werden, werden gespeichert und können nach der Besprechung weiterhin für die Teilnehmenden sichtbar sein.
Dateifreigaben: Falls Dateien im Rahmen eines Online-Meetings geteilt werden, erfolgt die Speicherung in Microsoft SharePoint oder OneDrive innerhalb der EU.
Umfang der Verarbeitung
Microsoft Teams wird zur Durchführung von Online-Meetings genutzt. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Information und Zustimmung. Erweiterte Funktionen wie die automatische Transkription von Besprechungen mittels KI können eingesetzt werden. Transkriptionen und Aufzeichnungen werden nur angefertigt, wenn die Teilnehmenden zuvor zugestimmt haben.
Wir werden auf die geplante Aktivierung von Transkription oder Aufzeichnungen auch in der Einladung zu Terminen hinweisen. Bei Fragen oder Bedenken wenden Sie sich bitte an die Projektleitung im Rahmen des jeweiligen Projektes oder an datenschutz@ks-pm.de.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der K&S GmbH Projektmanagement verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Unsere Rechtsgrundlage für die Verwendung der erweiterten Funktionen wie Transkription und Aufzeichnung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung werden Ihre Kamera und Ihr Mikrofon nicht wieder aktiviert. Wir verwenden diese erweiterten Funktionen, um die Nachvollziehbarkeit in Besprechungen zu erleichtern und als Grundlage zum Erstellen von Protokollen in Besprechungen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist.
Die Speicherung von Daten außerhalb der EU ist deaktiviert.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an einem Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Sollte in Ausnahmefällen eine Verarbeitung von Daten für die technische Unterstützung notwendig sein, kommen geeignete Schutzmechanismen wie Standardvertragsklauseln zum Einsatz.
Datenschutzbeauftragte
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Sie erreichen diese wie folgt:
Knorrstr. 39
80807 München
E-Mail: datenschutz@ks-pm.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Frist in Betracht. Auch danach können Daten weiter gespeichert werden, sofern ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung besteht. Ein solches Interesse kann insbesondere in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen im Rahmen von Betriebs- oder Steuerprüfungen liegen.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.